太倉農商行綜合檔案管理平臺

客戶(hù)：太倉農商行
行業(yè)：金融
產(chǎn)品/解決方案：綜合檔案管理平臺方案
關(guān)鍵詞：檔案管理
項目背景

傳統的檔案管理主要采用手工造冊的方式，導致檔案管理人員整理檔案和歸檔處理的工作量非常大，而存放于檔案室的檔案須符合防塵、防火、防潮等要求而進(jìn)行塑封處理，這樣則造成了檔案文件的查看調閱難，也不利于檔案的長(cháng)期保管。此外，檔案大部分都是紙質(zhì)文件，容易在使用過(guò)程中出現部分檔案原件丟失或損壞等問(wèn)題，造成無(wú)法挽回的損失。因此，為加強檔案的科學(xué)管理，保障資金安全，北明明潤構建了綜合檔案管理平臺。平臺將所有檔案進(jìn)行統一管理，將紙質(zhì)文件轉化為電子文件進(jìn)行存儲，提高檔案利用率，提高檔案存儲的安全性。
方案簡(jiǎn)介

北明明潤綜合檔案管理平臺綜合運用內容管理平臺、影像工作流、影像采集等技術(shù)，對全行各部門(mén)各階段產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理，為檔案全面電子化管理、電子化調閱提供了整體解決方案。平臺與協(xié)同辦公系統自動(dòng)銜接，實(shí)現各門(mén)類(lèi)載體檔案的整理、編目、組卷、立卷、銷(xiāo)毀、借閱、修改案卷、刪除案卷、查閱案卷、自動(dòng)催退和強制歸還、自動(dòng)歸檔等功能，方便用戶(hù)根據電子檔案查找紙介質(zhì)檔案，同時(shí)幫助檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，提高檔案存儲的安全性，讓檔案管理更加規范化、科學(xué)化、制度化。
方案亮點(diǎn)

綜合檔案管理平臺涵蓋檔案收集、檔案管理、檔案存儲和檔案查閱四大功能。
1、批量獲取圖像采集
檔案采集模塊是平臺所有檔案數據的來(lái)源和入口。該模塊可以從業(yè)務(wù)系統和內容管理平臺通過(guò)接口批量獲取數據，也可以通圖像采集設備采集數據，采集效率高。
2、流程化管理多人多崗配合
檔案管理模塊采用流程化的檔案管理模式，提供了檔案歸檔、檔案銷(xiāo)毀、檔案移交、檔案查詢(xún)等符合國家法規標準的檔案管理過(guò)程。平臺采用多人多崗配合管理的方式，保證了檔案的準確性和完整性。
3、檔案存儲全生命周期管理
檔案存儲模塊提供存放和管理采集的業(yè)務(wù)數據服務(wù)，同時(shí)也管理數據的索引，對整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)生的內容和數據進(jìn)行生命周期管理。
4、檔案查閱方便安全
檔案查閱模塊提供了檔案查詢(xún)、借閱流程服務(wù)，業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)系統借閱需要查看的檔案文件，而檔案管理人員則可以通過(guò)審核操作保證檔案文件的安全。
業(yè)務(wù)架構
實(shí)施價(jià)值（建設成效）

太倉農村商業(yè)銀行檔案管理系統于2021年底上線(xiàn)運行，2022年對部分功能進(jìn)行了優(yōu)化升級。上線(xiàn)運行期間，項目整合了太倉農商銀行內部的各項系統間信息，打通了各系統間的數據堡壘，實(shí)現了統一管理和使用，減少了內部信息間業(yè)務(wù)數據的重復收集和儲存，提高了工作效率。通過(guò)本項目建設，太倉農商銀行能夠全面掌握客戶(hù)的信息，更好地了解客戶(hù)的需求和實(shí)際情況，為客戶(hù)提供更加專(zhuān)業(yè)、個(gè)性化的服務(wù)，增強客戶(hù)的滿(mǎn)意度和忠誠度，同時(shí)進(jìn)一步增強銀行的風(fēng)險把控能力，保障了銀行的利益。